To jedna z najważniejszych decyzji, jaką musi podjąć właściciel działalności gospodarczej. Jak wynająć biuro dla swojej firmy? Na co zwrócić szczególną uwagę? I jak umiejscowić cały proces w trwającej pandemii koronawirusa? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie poniżej.
Wynajęcie biura dla firmy to proces, który podobnie jak najem mieszkania, wykonuje się raz na kilka, a nawet kilkanaście lat. To oznacza dwie sprawy. Po pierwsze trzeba się do niego dobrze przygotować i rozważyć jak najwięcej możliwości. Drugą sprawą, którą należy wziąć pod uwagę są wymogi, jakie ma spełniać przestrzeń biurowa. Dotyczy to również innych części budynku (na przykład kuchnia, a być może jest obecna w nim kantyna lub inne miejsce, gdzie można kupić i zjeść posiłek).
Wynajęcie biura dla firmy – czy można założyć działalność?
To pierwsza i podstawowa kwestia jaką trzeba sprawdzić. Jako przedsiębiorca, aby założyć działalność gospodarczą w danym lokalu, trzeba posiadać tytuł prawny do tego ostatniego. To może być własność jak i współwłasność. Takim tytułem prawnym jest również umowa najmu. W tym jednak wypadku zanim wynajmiecie przestrzeń biurową, należy sprawdzić czy w danym lokalu jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Aspektem na który również trzeba zwrócić uwagę jest to jakie prawa do biura posiadaja osoba wynajmująca. Może nie być jego właścicielem. Jedynie podnajmuje tę przestrzeń.
Lokalizacja wynajmowanego biura
To jedna z najważniejszych spraw dotyczących całego procesu. Miejsce, w którym znajdzie się biuro powinno charakteryzować się pewnymi cechami. Jakimi? Te akurat są w dużej mierze zależne od firmy i prowadzonej działalności. Natomiast pewne kwestie są – można powiedzieć – ogólnymi wyznacznikami dobrej lokalizacji biura.
Po pierwsze miejsce gdzie to ostatnie się znajduje. Najlepszym rozwiązaniem jest lokalizacja do której będziemy mieli blisko z domu (i nasi pracownicy w miarę możliwości również). Warto też zwrócić uwagę na kwestie związane z dojazdem do biura. Codzienne stanie w korkach nikomu nie jest potrzebne. Dlatego szukając lokalizacji trzeba wziąć pod uwagę to, jak wygląda infrastruktura drogowa w danym mieście.
Drugim ogólnym wyznacznikiem związanym z miejscem, gdzie być może wynajmiecie biuro, jest to jak wygląda okolica budynku. Kiedy szukacie mieszkania dla siebie, to również sprawdzacie najbliższe otoczenie. Oczywiście nieco pod innym kątem, ale na przykład cisza i spokój w okolicy biura podwyższa standard i jakość pracy. A na tym powinno zależeć Wam najbardziej.
Standard wynajmowanego biura
Skoro już padło to słowo, to przyjrzymy się tej kwestii bliżej. Dotyczy ona nie tylko samego wynajmowanego biura. Szukając miejsca dla swojej firmy koniecznie trzeba przyjrzeć się temu jak wygląda w budynek. Stan elewacji jak i wnętrza biurowca to bardzo istotne sprawy. W tym kontekście zdecydowaną przewagę mają nowoczesne budynki. Wykorzystują one rozwiązania (między innymi dotyczące rozplanowania przestrzeni i dodatków w postaci dedykowanych miejsc parkingowych), które usprawniają korzystanie z nich.
Wynajmowane biuro nie tyle ma cieszyć oko wyglądem, co przede wszystkim być praktyczne. I pod tym kątem należy patrzeć w kontekście jego standardu. Liczą się tak naprawdę nawet najmniejsze, pozornie nieistotne sprawy. Takie jak gniazdka, dostęp i szybkość Internetu oraz kształt biura. I na to wszystko musicie zwrócić uwagę, oglądając przestrzeń biurową i sam budynek.
I oczywiście nie można zapomnieć o cenie za udostępnienie. To jeden z podstawowych wyznaczników skorzystania z danej oferty. Tutaj sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku okazyjnej ceny za wynajem czy kupno mieszkania. Lepiej dwa razy się przyjrzeć takiej ofercie. W czym tkwi haczyk. Może się okazać, że płatność za najem będzie niska, ale i standard biura będzie niski. A praca w takim miejscu zwykle jest mało efektywna.
Wynajmowanie biura – ochrona przed COVID-19
To kwestia bez której ten poradnik nie byłby pełny. Mamy obecnie nową rzeczywistość. Wynajęcie biura w tym momencie wymaga od właściciela podjęcia kroków chroniących pracowników przed koronawirusem.
Szukając miejsca w którym powstanie serce Waszej firmy, powinniście wziąć pod uwagę to, czy właściciel budynku odpowiednio go zabezpieczył. W tym wypadku trzeba wcześniej przestudiować zalecenia od Głównego Inspektoratu Sanitarnego właśnie w kontekście epidemii COVID-19. Dotyczą one nie tylko samego biurowca, ale też formy funkcjonowania w nim pracowników, personelu i osób z zewnątrz. Podejście do wspomnianych wytycznych może dużo powiedzieć o właścicielu budynku i przestrzeni biurowych.
Biurowiec SkyRes jest pod tym względem odpowiednio przygotowany. Między innymi poprzez zabezpieczenie miejsc wspólnych w budynku. Regularna dezynfekcja, praca zmianowa (dzięki temu ograniczone są nie tylko „multi-zakażenia”, ale i niezagrożona pozostaje ciągłość funkcjonowania biurowca). To tylko kilka kwestii jakimi się zajęliśmy, aby chronić zdrowie osób pracujących w SkyRes. Więcej na ten temat można znaleźć w tym tekście.
Wynajęcie biura nie jest więc łatwe. Wymaga pewnej wiedzy i zwracania uwagi na szczegóły, które pozornie są nieistotne (jak wspominana liczba i rozmieszczenie gniazdek). Natomiast trzy najważniejsze rzeczy dotyczące wynajmowania biura dla swojej firmy w bieżącym roku to lokalizacja, standard i zabezpieczenie przestrzeni przed koronawirusem.
