Pierwsze dni w nowej pracy to mieszanka ekscytacji i niepewności. Nowy pracownik musi odnaleźć się w nieznanym środowisku, poznać zasady, ludzi i oczekiwania. To właśnie wtedy kształtuje się jego pierwsze wrażenie o firmie – a ono często decyduje o tym, czy zostanie w niej na dłużej.
Kluczowe tutaj staje się pojęcie onboardingu, czyli procesu wprowadzania nowej osoby do zespołu. To nie tylko formalności i szkolenia, ale przede wszystkim budowanie poczucia bezpieczeństwa i zaangażowania. Dobrze zaplanowane pierwsze 90 dni w nowej pracy sprawiają, że pracownik szybciej staje się samodzielny, a firma unika kosztów rotacji i spadku efektywności.
Czym właściwie jest onboarding?
Onboarding to nic innego jak proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy. Nie chodzi wyłącznie o podpisanie umowy i pokazanie, gdzie jest kuchnia w biurze. To cała seria działań, które mają sprawić, że nowa osoba szybko poczuje się częścią zespołu i będzie mogła skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Dobrze przeprowadzony onboarding pozwala uniknąć stresu i poczucia zagubienia, które często towarzyszą pierwszym dniom w nowym miejscu pracy.
Proces ten zaczyna się zwykle jeszcze przed pierwszym dniem w biurze. Firma przygotowuje sprzęt, dostęp do systemów i planuje harmonogram wprowadzający. Dzięki temu nowy pracownik od pierwszych chwil może skupić się na poznawaniu firmy i swojej roli, a nie na rozwiązywaniu problemów technicznych czy organizacyjnych.
Onboarding obejmuje zarówno sprawy formalne, jak i te bardziej miękkie – budowanie relacji, poznanie kultury organizacyjnej, zwyczajów zespołu i sposobu komunikacji. To moment, w którym nowa osoba dowiaduje się, jakie wartości są ważne dla firmy i jak wygląda codzienna praca w praktyce.
Warto pamiętać, że onboarding nie kończy się po jednym dniu. To proces rozłożony na tygodnie, a często nawet na całe pierwsze 3 miesiące pracy. Stopniowo wprowadza się nowego pracownika w coraz bardziej złożone zadania, daje czas na naukę i możliwość zadawania pytań. Dzięki temu rośnie pewność siebie, zaangażowanie i satysfakcja z pracy – a to przekłada się na lepsze wyniki i mniejszą rotację w firmie.
Pre-onboarding, czyli przygotowanie zanim pracownik pojawi się w biurze
Pre-onboarding to wszystko to, co dzieje się przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Choć może się wydawać, że „prawdziwy” start następuje dopiero w dniu, gdy pracownik pojawia się w biurze, to odpowiednie przygotowania wcześniej mogą zrobić ogromną różnicę. To czas na dopięcie spraw formalnych, przygotowanie miejsca pracy i przekazanie najważniejszych informacji, które pomogą zredukować stres w dniu rozpoczęcia.
Do zadań pre-onboardingu należy m.in. przygotowanie umowy, zebranie wymaganych dokumentów, zorganizowanie sprzętu (komputer, telefon, karta dostępu) i skonfigurowanie go tak, aby wszystko działało od pierwszej minuty pracy. Warto także wysłać nowemu pracownikowi krótką wiadomość powitalną lub tzw. „pakiet powitalny” z informacjami o godzinie przyjścia, dress codzie czy agendzie pierwszego dnia.
Coraz więcej firm w tym etapie stawia na budowanie pozytywnych emocji. Wysyłają drobny upominek, link do firmowego przewodnika albo wideo, w którym zespół nagrywa krótkie powitanie. To sprawia, że pracownik czuje się oczekiwany i mile widziany – a to zmniejsza stres i niepewność.
Dobrze zorganizowany pre-onboarding to także oszczędność czasu w pierwszym dniu pracy. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu dostępu do systemów czy skrzynki mailowej, nowa osoba może szybciej rozpocząć naukę i poznawanie procesów, zamiast czekać na rozwiązanie problemów technicznych. To drobne rzeczy, które w praktyce bardzo ułatwiają start.
Pierwszy dzień pracy – moment, który zostaje w pamięci
Pierwszy dzień w nowej pracy to dla większości osób spore przeżycie. Towarzyszy mu ekscytacja, ale też stres i niepewność. Dlatego tak ważne jest, aby ten dzień był dobrze zaplanowany. Powitanie nowego pracownika w przyjaznej atmosferze sprawia, że poczuje się częścią zespołu i łatwiej przełamie początkowe onieśmielenie.
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie dnia od krótkiego spotkania z menedżerem lub osobą z działu HR, która wprowadzi pracownika w plan dnia. Następnie warto oprowadzić go po biurze, pokazać ważne miejsca (kuchnia, toalety, sale konferencyjne) i przedstawić współpracownikom. Takie proste gesty budują poczucie bezpieczeństwa i przynależności.
Pierwszy dzień to również moment na sprawy formalne – podpisanie brakujących dokumentów, szkolenie BHP czy omówienie podstawowych zasad panujących w firmie. Ważne, aby nie przesadzić z ilością informacji. Lepiej podzielić je na kilka etapów, tak aby nowa osoba mogła wszystko spokojnie przyswoić.
Warto też zadbać o element pozytywny, który sprawi, że dzień zakończy się w dobrym nastroju. Może to być wspólny lunch z zespołem, drobny upominek powitalny czy rozmowa 1:1 z przełożonym o pierwszych wrażeniach. Dzięki temu pracownik wróci do domu z poczuciem, że trafił w miejsce, w którym się o niego dba.
Pierwszy tydzień – oswojenie roli i rytmu pracy
Pierwszy tydzień to czas na spokojne wejście w obowiązki. Warto zacząć od prostego planu: co nowa osoba powinna poznać każdego dnia i jakie ma małe, osiągalne cele. Dzięki temu łatwo zobaczyć postęp, a drobne „pierwsze sukcesy” dodają pewności siebie. Dobrze, jeśli menedżer wskazuje priorytety i proponuje konkretne zadania na start, zamiast zostawiać pracownika z ogólną listą oczekiwań.
To także moment na poznanie sposobu działania zespołu. Nowy pracownik powinien dowiedzieć się, jak planuje się pracę, gdzie zapisuje się ustalenia, kiedy odbywają się cotygodniowe spotkania i do kogo zwracać się z różnymi sprawami. Pomaga krótka „mapa kontaktów” – kilka nazwisk z opisem, w czym dana osoba może pomóc. Dzięki temu łatwiej przełamać barierę i szybciej uzyskać potrzebne informacje.
W pierwszym tygodniu dobrze jest zaplanować krótkie szkolenia stanowiskowe: jak korzystać z podstawowych programów, gdzie znajdują się wzory dokumentów, jak wygląda obieg spraw. Zbyt intensywne szkolenia jednego dnia męczą i niewiele z nich zostaje w głowie, dlatego lepiej podzielić materiał na krótsze porcje i dać czas na przećwiczenie w praktyce. W razie wątpliwości – zachęcajmy do zadawania pytań, najlepiej na bieżąco.
Na koniec tygodnia przydaje się krótkie spotkanie podsumowujące z przełożonym lub opiekunem. Warto omówić, co się udało, co wciąż jest niejasne i jakie są cele na kolejny tydzień. Taki przegląd pomaga uporządkować wiedzę, daje poczucie kierunku i pozwala szybko wychwycić obszary, w których potrzebne jest dodatkowe wsparcie. Dzięki temu drugi tydzień zaczyna się już z większą swobodą i lepszym zrozumieniem roli.
Kamienie milowe na pierwsze 30, 60 i 90 dni
Pierwsze trzy miesiące dobrze jest podzielić na trzy etapy z jasnymi celami. Dzięki temu nowa osoba wie, czego się od niej oczekuje, a przełożony może łatwo sprawdzić postępy. Taki plan nie musi być skomplikowany – ważne, by był konkretny i możliwy do zrealizowania. W każdym etapie warto łączyć trzy obszary: poznanie firmy i procesów, wyniki w pracy oraz relacje z ludźmi.
Do 30. dnia — bezpieczny start i pierwsze sukcesy
Pierwszy miesiąc to oswojenie środowiska pracy. Nowa osoba poznaje podstawowe zasady, najważniejsze narzędzia i ludzi, z którymi będzie współpracować na co dzień. Warto przygotować krótką ścieżkę: dzień po dniu, co przeczytać, co obejrzeć, z kim się spotkać. Dzięki temu unikamy chaosu i skoków między tematami.
W tym czasie dobrze sprawdzają się małe zadania „na rozgrzewkę” — samodzielne, zamknięte w krótkim czasie (np. przygotowanie prostego zestawienia, opis procesu, aktualizacja bazy). Ważne, aby kończyły się zauważalnym efektem, który da poczucie postępu.
Rolą przełożonego i opiekuna jest szybki feedback: krótkie podsumowanie po każdym mniejszym zadaniu, doprecyzowanie oczekiwań i podpowiedź, gdzie szukać odpowiedzi. Na koniec miesiąca przydaje się rozmowa porządkująca: co już wychodzi, co jest niejasne, co zmieniamy w planie na kolejny etap.
Po 30 dniach pracownik powinien swobodnie poruszać się w podstawowych systemach, rozumieć, „kto za co odpowiada” i widzieć, jak jego rola wspiera cele zespołu. Nie oczekujemy jeszcze pełnej samodzielności, ale wyraźnie rośnie pewność działania.
Do 60. dnia — rosnąca samodzielność i pierwsze usprawnienia
Drugi miesiąc to przejście od nauki do odpowiedzialności za stały wycinek pracy. Nowa osoba prowadzi proste sprawy „od początku do końca”, uczy się planować tydzień i oceniać realny czas wykonania zadań. Dobrze jest jasno wskazać zakres, za który odpowiada, oraz kryteria jakości (np. kompletność dokumentów, terminowość, zgodność z procedurą).
To także dobry moment, by zachęcić do drobnych usprawnień. Osoba świeżo dołączona widzi rzeczy „z boku” — niech zanotuje 2–3 propozycje ulepszeń (np. skrócenie obiegu podpisu, ujednolicenie wzoru pliku, lepszy opis w folderach). Nie muszą być wielkie — ważne, by były konkretne i możliwe do wdrożenia.
Spotkania kontrolne warto utrzymać w rytmie co tydzień, ale dodać jedną dłuższą rozmowę rozwojową. Omawiamy mocne strony, trudniejsze obszary, proponujemy krótkie ćwiczenia lub mikro-szkolenia (np. godzinne przejście przez przykładowe sprawy z bardziej doświadczonym kolegą).
Po 60 dniach nowa osoba powinna samodzielnie „dowieźć” standardowe zadania, wiedzieć, kiedy eskalować problem i z kim konsultować nietypowe sprawy. Współpraca z innymi działami staje się płynniejsza, a błędy — rzadsze i szybciej wyłapywane.
Do 90. dnia — stabilna praca i gotowość do szerszych zadań
Trzeci miesiąc to ugruntowanie rytmu i jakości. Pracownik potrafi oszacować czas potrzebny na każde nowe zadanie. Można powierzyć mu sprawę wymagającą koordynacji z kilkoma osobami (np. przygotowanie małego mini-projektu, pilnowanie terminów, zebranie materiałów i raport końcowy).
To także moment na sprawdzenie spójności z kulturą pracy: sposób komunikacji, reagowanie na zmiany, dbałość o szczegóły. Warto poprosić 2–3 osoby, które współpracują z nowym pracownikiem, o krótką opinię — najlepiej na prostym formularzu z pytaniami o terminowość, jakość, samodzielność i współpracę.
Na koniec 90 dni dobrze zrobić „duże” podsumowanie. Zbieramy konkretne przykłady zadań, omawiamy wyniki, notujemy obszary do rozwoju i ustalamy cele na kolejne pół roku (np. przejęcie dodatkowego procesu, pogłębienie wiedzy w wybranym narzędziu, udział w szkoleniu). Taki plan daje jasny kierunek i motywuje.
Po 90 dniach oczekujemy przewidywalności: zadania realizowane w terminie, komunikacja bez przypominania, właściwe priorytety. Jeśli to spełnione — można stopniowo zwiększać zakres odpowiedzialności lub włączyć pracownika w zadania, które wpływają na szerszy wynik zespołu.
Plan 30-60-90 – checklista celów i oczekiwań
Pierwsze trzy miesiące pracy to kluczowy czas, w którym nowa osoba uczy się, jak działa firma, buduje relacje i stopniowo przejmuje odpowiedzialność za coraz większy zakres zadań. Aby ten proces był jasny i przewidywalny, warto stworzyć plan 30-60-90, czyli prostą mapę działania na pierwsze trzy miesiące pracy. Dzięki niej zarówno pracownik, jak i menedżer wiedzą, jakie są cele w poszczególnych etapach i jak wygląda oczekiwany postęp.
Taki plan porządkuje proces wdrożenia, pozwala mierzyć postępy i daje poczucie bezpieczeństwa – nowa osoba widzi, w jakim kierunku zmierza, a przełożony ma konkretny punkt odniesienia podczas rozmów i spotkań. W praktyce to nie tylko narzędzie HR, ale także wsparcie w budowaniu motywacji i zaangażowania.
Poniżej znajdziesz przykładową checklistę na pierwsze 30, 60 i 90 dni, którą możesz dostosować do swojego zespołu lub stanowiska.
| Etap | Cele | Działania / Zadania | Spotkania i feedback | Efekt końcowy |
| 0–30 dni(Pierwszy miesiąc) | Oswojenie środowiska pracy, poznanie zasad i zespołu | Oprowadzanie po biurze- Szkolenie BHP, RODO, IT- Dostęp do systemów i maila Wprowadzenie do procesów- Małe zadania „na start” | Cotygodniowe krótkie spotkania z przełożonym Feedback do każdego małego zadania Podsumowanie na koniec miesiąca | Pracownik zna zasady, potrafi korzystać z podstawowych narzędzi i rozumie, jak jego rola wspiera zespół |
| 31–60 dni(Drugi miesiąc) | Budowanie samodzielności, pierwsze usprawnienia | Prowadzenie prostych spraw od A do Z Nauka planowania tygodnia Zgłaszanie propozycji usprawnień Krótkie mikro-szkolenia stanowiskowe | Cotygodniowe check-iny Rozmowa rozwojowa w połowie miesiąca | Pracownik samodzielnie realizuje podstawowy zakres zadań, rzadziej potrzebuje pomocy, potrafi wskazać obszary do poprawy |
| 61–90 dni(Trzeci miesiąc) | Stabilna praca, gotowość do większych zadań | Realizacja zadań o większym zakresie Współpraca z innymi działami Pierwsze mini-projekty (koordynacja kilku osób) Przygotowanie propozycji rozwoju roli | Zbieranie opinii od współpracowników Duże podsumowanie na koniec 90 dni Ustalenie celów na kolejne 6 miesięcy | Pracownik działa przewidywalnie, sam planuje pracę i jest gotowy do włączenia w bardziej złożone projekty |
Z takiej checklisty warto korzystać na bieżąco, zaznaczając zrealizowane punkty i notując obserwacje czy wątpliwości. Po 90 dniach dobrze jest wspólnie z pracownikiem omówić wnioski z całego procesu i zaplanować kolejne kroki – np. rozwój kompetencji, szkolenia czy nowe projekty. Dzięki temu onboarding nie kończy się „odfajkowaniem” listy, ale staje się fundamentem dalszej, świadomej współpracy.
Onboarding w pracy zdalnej – jak zadbać o dobry start na odległość
Onboarding w trybie zdalnym wymaga jeszcze lepszego planu niż w biurze. Nowy pracownik nie może po prostu podejść do kolegi i zapytać o coś przy biurku – dlatego warto tak zorganizować pierwsze dni, aby nie czuł się pozostawiony sam sobie. Kluczowe jest zapewnienie sprawnej komunikacji: przekazanie kontaktów do najważniejszych osób, zaproszenie do grup zespołowych i jasne wskazanie, w jakich godzinach można liczyć na wsparcie.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie wirtualnego pakietu powitalnego – może to być plik PDF, mini-strona lub prezentacja z informacjami o firmie, zespołach i procesach. Dzięki temu pracownik ma wszystko w jednym miejscu, a do najważniejszych informacji może wracać w dowolnym momencie. Warto także zaplanować serię krótkich spotkań online – np. codzienny 15-minutowy check-in w pierwszym tygodniu, aby omówić postępy i odpowiedzieć na pytania.
Nie zapominajmy o aspekcie społecznym. Osoby pracujące zdalnie często czują się mniej związane z zespołem, dlatego dobrze jest zorganizować wirtualne „poznajmy się” – luźne spotkanie, podczas którego każdy opowie kilka słów o sobie. Można też zaprosić nowego pracownika na nieformalne rozmowy przy kawie online albo ustalić, że opiekun będzie w stałym kontakcie w pierwszych tygodniach.
W pracy zdalnej szczególnie ważne jest jasne ustalenie oczekiwań – jakie są cele na 30, 60 i 90 dni, jakie raporty czy zadania trzeba przekazywać i w jakim terminie. To daje poczucie bezpieczeństwa i zapobiega nieporozumieniom. Dobrze zaplanowany onboarding zdalny sprawia, że nawet na odległość pracownik może poczuć się częścią firmy i szybciej osiągnąć pełną efektywność.
Inwestycja, która się opłaca
Pierwsze 90 dni w pracy to czas, który może zdecydować o długofalowej współpracy. Przemyślany onboarding sprawia, że nowa osoba czuje się częścią zespołu, szybciej osiąga samodzielność i chętniej angażuje się w realizację celów firmy. To nie tylko komfort pracownika, ale też realne oszczędności – mniej rotacji, krótszy czas wdrożenia i lepsze wyniki całego działu.
Nawet proste rozwiązania – plan 30-60-90, regularne spotkania i jasno określone oczekiwania – potrafią zmienić pierwsze miesiące w pozytywne doświadczenie. Warto potraktować onboarding jak proces, a nie jednorazowe wydarzenie, bo jego efekty są odczuwalne jeszcze długo po zakończeniu wdrożenia.
Jeśli chcesz usprawnić proces w swojej firmie, zacznij od małych kroków – przygotuj checklistę, ustal harmonogram spotkań i wyznacz osobę odpowiedzialną za wsparcie nowego pracownika. Dzięki temu każdy kolejny start będzie łatwiejszy, a zespół zyska zmotywowanego i dobrze przygotowanego współpracownika.
